KI-Agent für Immobilienmakler
Weniger Handarbeit bei Immobilienanfragen.
EstateFlow ordnet Anfragen dem passenden Objekt zu und bereitet Antworten und nächste Schritte vor. Ihr Team prüft und gibt frei – statt jede Nachricht von Grund auf zu bearbeiten.
- Keine Zahlungsdaten für die Testphase
- Geführtes Onboarding
- Versand erst nach Ihrer Freigabe
- Neue Anfrage09:14
Jonas Kern (Beispiel)
„… ist die 3-Zimmer-Wohnung Lindenstraße 14 (Objekt-Nr. LS14-2R) noch frei? Ich würde sie gern nächste Woche ansehen.“
- Erkannt
- Anliegen
- Besichtigung
- Frage
- noch frei?
- Zeitraum
- nächste Woche
- Objekt
Lindenstraße 14, 2. OG rechts
3 Zimmer · 78 m² · 1.240 € kalt
Belegt· Objekt-Nr. aus der Anfrage - Antwortentwurf09:14
Guten Tag Herr Kern, die Wohnung ist verfügbar. Ich kann Ihnen Donnerstag, 15 Uhr, oder Freitag, 11 Uhr, anbieten.
Grundlage: Objektdaten · Kalender
- Freigabe
Antwort an Jonas Kern
Wartet auf Ihre Freigabe
- Neue Anfrage09:14
Jonas Kern (Beispiel)
„… ist die 3-Zimmer-Wohnung Lindenstraße 14 (Objekt-Nr. LS14-2R) noch frei? Ich würde sie gern nächste Woche ansehen.“
- Erkannt
- Anliegen
- Besichtigung
- Frage
- noch frei?
- Zeitraum
- nächste Woche
- Objekt
Lindenstraße 14, 2. OG rechts
3 Zimmer · 78 m² · 1.240 € kalt
Belegt· Objekt-Nr. aus der Anfrage - Antwortentwurf09:14
Guten Tag Herr Kern, die Wohnung ist verfügbar. Ich kann Ihnen Donnerstag, 15 Uhr, oder Freitag, 11 Uhr, anbieten.
Grundlage: Objektdaten · Kalender
- Freigabe
Antwort an Jonas Kern
Wartet auf Ihre Freigabe
Beispielvorgang mit erfundenen Daten, Nachricht gekürzt. Jeder Schritt entspricht einer Funktion von EstateFlow.
Der Ablauf in einer Minute
Eine Anfrage, von der ersten Zeile bis zu Ihrer Freigabe.
Ein Beispielvorgang mit der Oberfläche von EstateFlow: Die Anfrage wird gelesen, dem richtigen Objekt zugeordnet, priorisiert, beantwortet und geprüft. Hinaus geht sie erst, wenn Sie freigeben.
Textfassung des Films
- Anfrage. Montag, 09:14: Drei neue Nachrichten kommen herein. Eine ist die Anfrage von Jonas Kern zur 3-Zimmer-Wohnung in der Lindenstraße 14 – er möchte sie nächste Woche besichtigen.
- Verstehen. EstateFlow liest Person, Objekt, Anliegen, Zeitraum, Budget und Haushalt heraus; jede Angabe stammt aus einem Satz der Nachricht. Den Einzug nennt die Nachricht nicht, deshalb bleibt er leer.
- Objekt. Die Anfrage wird der Wohnung Lindenstraße 14, 2. OG rechts, zugeordnet, belegt durch die Objekt-Nr. aus der Anfrage. Ihr Kalender hat nächste Woche zwei freie Zeiten: Donnerstag um 15 Uhr und Freitag um 11 Uhr.
- Priorität. Der Lead-Score ordnet den Vorgang ein: 97 von 100, Stufe A. Objektpassung und Budget passen, Herr Kern wünscht eine Besichtigung und wartet auf Antwort – jeder Teil der Zahl nennt seinen Grund. In der Arbeitsliste steht der Vorgang deshalb unter „Dringend“.
- Antwort. EstateFlow entwirft die Antwort aus Objektdaten und Kalender. Vor der Freigabe wird jede Angabe geprüft: „verfügbar“, die zwei freien Zeiten und die Adresse sind belegt. Ein Satz wie „Ein Hund ist erlaubt.“ würde gesperrt, weil die Objektdaten ihn nicht belegen.
- Freigabe. Ohne Ihre Freigabe geht nichts raus. Erst mit „Antwort freigeben und senden“ geht der Entwurf um 09:16 aus Ihrem Postfach hinaus.
- Überblick. Der Verlauf zeigt jeden Schritt: eingegangen und zugeordnet um 09:14, entworfen um 09:14, von Ihnen freigegeben und gesendet um 09:16. EstateFlow – Anfragen verstehen, Interessenten priorisieren, Antworten vorbereiten.
Eine Anfrage ist mehr als eine E-Mail.
In jeder Nachricht stecken eine Person, ein Objekt, ein Anliegen und ein Zeitraum. EstateFlow liest sie heraus und zeigt, aus welchem Satz jede Angabe stammt.
- Von
- Jonas Kern (Beispiel) j.kern@beispiel.de
- Betreff
- Anfrage Lindenstraße 14 · Objekt-Nr. LS14-2R
- Eingang
- heute, 09:14 · über Ihre Weiterleitung
Guten Tag,
ich interessiere mich für die 3-Zimmer-Wohnung in der Lindenstraße 14 und würde sie gern nächste Woche besichtigen. Mein Budget liegt bei bis zu 1.300 € kalt. Wir sind zu zweit, ohne Haustiere.
Viele Grüße
Jonas Kern
- Person
- Jonas Kern · j.kern@beispiel.de
- Objekt
- Lindenstraße 14, 3 Zimmer · LS14-2R
- Anliegen
- Besichtigung
- Zeitraum
- nächste Woche
- Budget
- bis 1.300 € kalt
- Haushalt
- 2 Personen, keine Haustiere
- Einzug
- nicht genannt
Was die Nachricht nicht nennt, bleibt als „nicht genannt“ stehen. Findet EstateFlow zu einer Angabe keinen Satz in der Nachricht, übernimmt es sie nicht in die Akte.
EstateFlow versteht den Kontext.
Wer schreibt, zu welchem Objekt, mit welcher Absicht und was vorher war: Erst im Zusammenhang wird aus einer Nachricht ein Vorgang.
Person
Jonas Kern (Beispiel)
Erstkontakt · passt zu Budget und Größe
Lindenstraße 14, 2. OG rechts
3 Zimmer · 78 m² · 1.240 € kalt
Besichtigung
Terminwunsch: nächste Woche
Zwei freie Zeiten aus Ihrem Kalender
Person
Jonas Kern (Beispiel)
Erstkontakt · passt zu Budget und Größe
- Objekt
Lindenstraße 14, 2. OG rechts
3 Zimmer · 78 m² · 1.240 € kalt
Vermietung · verfügbarBelegt· Objekt-Nr. aus der Anfrage - Anliegen
Besichtigung
Terminwunsch: nächste Woche
Mo–Di–Mi–Do15:00Fr11:00Zwei freie Zeiten aus Ihrem Kalender
Jede Zuordnung sagt, worauf sie beruht.
Ist die Zuordnung nicht eindeutig, steht sie an der Freigabe als unsicher da — und Sie wählen das Objekt.
- Belegt· Kennung aus der Portal-Mail
- Wahrscheinlich· Anschrift und Merkmale stimmen überein
- Unsicher· Mehrere Objekte kommen infrage
Die richtige Antwort entsteht aus dem richtigen Kontext.
Zahlen, Termine und typische Zusagen im Entwurf gleicht EstateFlow mit Ihren Objektdaten und Ihrem Kalender ab. Findet die Prüfung eine Angabe ohne Beleg, sperrt sie die Freigabe, bis jemand den Text ändert oder ablehnt.
Jonas Kern (Beispiel)
„Guten Tag, ist die 3-Zimmer-Wohnung in der Lindenstraße 14 (Objekt-Nr. LS14-2R) noch verfügbar? Ich würde sie gern kommende Woche besichtigen.“
Lindenstraße 14, 2. OG rechts
Belegt· Objekt-ID aus der weitergeleiteten Portal-Mail3 Zimmer · 78 m² · 1.240 € Kaltmiete
Guten Tag Herr Kern, die Wohnung in der Lindenstraße 14 ist verfügbar. Für eine Besichtigung kann ich Ihnen Donnerstag, 15 Uhr, oder Freitag, 11 Uhr anbieten.
Grundlage: Objektdaten · Kalender
- „verfügbar“Objektstatusprüftbelegt
- „Donnerstag, 15 Uhr, oder Freitag, 11 Uhr“Ihr Kalender: freiprüftbelegt
- „Lindenstraße 14“Zugeordnetes Objekt, belegt durch die Objekt-Nr.prüftbelegt
Hätte der Entwurf das geschrieben
Der nächste Schritt ist schon vorbereitet.
Nach der Antwort geht der Vorgang weiter: Termin, Exposé, Nachfassen. EstateFlow bereitet jeden Schritt vor und hält den Verlauf zusammen, damit nichts liegen bleibt.
Verlauf des Beispielvorgangs
Anfrage eingegangen, Objekt zugeordnet
System · Mo 09:14
Antwort mit zwei freien Terminen entworfen
EstateFlow · Mo 09:14 · durch KI
Freigegeben und gesendet
Anna Weber (Beispiel) · Mo 09:16
Termin bestätigt und im Kalender eingetragen
Anna Weber (Beispiel) · Mo 10:02
Exposé-Link freigegeben und gesendet, am selben Abend angesehen
System · Mo 10:05
Nachfassen vorbereitet: nach der Besichtigung noch keine Rückmeldung
EstateFlow · Fr 09:00 · durch KI
wartet auf Ihre Freigabe
Ein Arbeitsplatz für alles, was heute ansteht.
Freigaben, Termine und Objekte auf einem Bildschirm, sortiert nach dem, was als Nächstes zu tun ist.
- Übersicht
- Freigaben
- Interessenten
- Objekte
- Termine
Guten Morgen, Anna.
3 Vorgänge warten auf Ihre Freigabe
Wartet auf Ihre Freigabe
Heute
Für welche Büros lohnt sich EstateFlow?
Keine Mindestzahl, sondern ein Arbeitsablauf: EstateFlow nimmt dort Arbeit ab, wo Anfragen regelmäßig eingehen und sich die Antworten ähneln.
Passt gut, wenn
Anfragen kommen regelmäßig herein
Über Portale, die eigene Website oder das Postfach — und jede will zugeordnet und beantwortet werden.
Die Rückfragen ähneln sich
Ist die Wohnung noch frei, was kostet sie, wann kann ich sie sehen: Fragen, die sich aus Objektdaten und Kalender beantworten lassen.
Viel Zeit geht ins Abtippen
Objekt heraussuchen, Angaben übertragen, freie Termine nachsehen, Antwort formulieren — für jede Anfrage von vorn.
Mehrere Personen antworten
Entwürfe, Termine und Nachfassen stehen an einem Ort, und jede Freigabe trägt einen Namen.
Weniger passend, wenn
- wenige Anfragen eingehen, die Sie ohnehin persönlich am Telefon klären.
- die meisten Anfragen individuelle Verhandlungen sind, für die es keine Vorlage in den Objektdaten gibt.
- Antworten ohne menschliche Prüfung automatisch hinausgehen sollen — das tut EstateFlow bewusst nicht.
Arbeitet mit dem, was Ihr Büro schon nutzt.
EstateFlow ist ein eigenständiges Produkt. Für den Start genügen Postfach und Objektdaten. Kalender, WhatsApp und Maklersoftware verbinden Sie, wenn Sie möchten.
Das genügt für den Start
Eingang und Versand
- Google Workspace
- Microsoft 365
- IMAP und SMTP
- Anfrageformular Ihrer Website
Anfragen kommen über eine Weiterleitung herein, bei Microsoft 365 und IMAP auch direkt aus Ihrem Postfach. Freigegebene Antworten gehen aus Ihrem Postfach hinaus.
Objektdaten
- OpenImmo
- CSV und Excel
- Import von Ihrer Website
- JSON-Feed
Ihr Bestand ist die Grundlage jeder Antwort. Angebundene Quellen gleicht EstateFlow regelmäßig ab.
Wenn Sie möchten
Kalender
- Google Kalender
- Microsoft 365 Kalender
Vorgeschlagen werden nur freie Zeiten. Bestätigte Termine trägt EstateFlow ein.
Weitere Kanäle
- WhatsApp Business
Nachrichten per WhatsApp landen im selben Verlauf wie E-Mails.
Maklersoftware
- propstack
- onOffice enterprise
Optional. Was eine Anbindung zusätzlich übernimmt, steht weiter unten.
Ihre Daten
- Hosting in der EU
- Anwendung und Datenbank liegen in Frankfurt, der Mailversand in der EU-Region des Anbieters. Die KI-Auswertung erfolgt über Anthropic (USA), siehe Datenschutzerklärung.
- Getrennte Mandanten
- Jedes Unternehmen sieht ausschließlich seine eigenen Daten. Die Trennung sitzt in der Datenbank, nicht in der Oberfläche.
EstateFlow und Ihre bestehende Maklersoftware
EstateFlow funktioniert ohne Maklersoftware. Nutzen Sie propstack oder onOffice enterprise, gleicht EstateFlow zusätzlich Kontakte, Objekte und Termine ab und trägt dokumentiert zurück, was nach Ihrer Freigabe geschehen ist.
Angebunden: propstack (API-Schlüssel) und onOffice enterprise (API-Zugang). Die Verbindung richten Sie in den Einstellungen selbst ein.
EstateFlow allein
- Anfragen aus Postfach und Weiterleitung einem Objekt zuordnen
- Antworten, Terminvorschläge und Nachfassen vorbereiten
- Objekte per OpenImmo, CSV, Website oder Feed importieren
- Interessenten, Verlauf und Termine an einem Ort
Aus der Maklersoftware
- Kontakte — Name, E-Mail, Telefon; die Software führt die Stammdaten
- Objekte mit Preisen und Bildern; bei propstack auch Unterlagen
- Termine; abweichende Preise oder Status werden als Konflikt angezeigt, nicht still überschrieben
In die Maklersoftware
- Neue Interessenten als Kontakt — erst nach Suche nach einem bestehenden
- Eingegangene und tatsächlich versendete Nachrichten als Aktivität
- Bestätigte, verschobene und abgesagte Termine
- Einstufung, Suchprofil und Nachfassen, die ein Mensch erledigt, als Aufgabe
Bleibt bei Ihnen
- Jede Nachricht an Interessenten freigeben
- Konflikte zwischen beiden Systemen entscheiden
- Portalanfragen per E-Mail-Weiterleitung einrichten — eine direkte Portalanbindung gibt es nicht
- Unterlagen aus onOffice werden nicht übernommen
Was nach einer Freigabe passiert
- Sie geben die Antwort frei, sie geht an den Interessenten hinaus.
- Die versendete Nachricht erscheint als Aktivität am Kontakt — Entwürfe und abgelehnte Vorschläge nie.
- Bestätigen Sie den Termin, steht er auch in der Maklersoftware.
- Vermerken Sie die Besichtigung als durchgeführt, legt EstateFlow ein Nachfassen an und überträgt es als Aufgabe.
So starten Sie
Die Einrichtung führt Sie Schritt für Schritt. Den ersten Antwortentwurf prüfen Sie, sobald Ihre erste Testanfrage verarbeitet ist.
- 01
Konto anlegen
Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Passwort und Firmenname. Keine Zahlungsdaten.
- 02
Postfach verbinden
Per Weiterleitung an Ihre EstateFlow-Adresse, bei Microsoft 365 und IMAP auch direkt.
- 03
Objekte übernehmen
Per OpenImmo, CSV oder Excel, von Ihrer Website, über einen Feed — oder von Hand angelegt.
- 04
Testanfrage prüfen
Schicken Sie eine Testmail an Ihren Eingang. EstateFlow ordnet sie zu und legt Ihnen den ersten Entwurf zur Freigabe vor.
Das brauchen Sie
- Zugang zu dem Postfach, in dem Ihre Anfragen ankommen
- Ihre Objektdaten — als Export, Feed oder zum Abtippen
- Eine geschäftliche E-Mail-Adresse für Ihr Konto
Optional, jederzeit später
- Kalender (Google oder Microsoft 365) für freie Zeiten und Termine
- Maklersoftware (propstack oder onOffice enterprise)
- WhatsApp Business als zweiter Kanal
Der ganze Weg
Weniger Handarbeit. Mehr Überblick.
Jede Anfrage nimmt denselben Weg: ausgewertet, dem passenden Objekt zugeordnet, beantwortet und weitergeführt. Die Entscheidung bleibt bei Ihnen.
- 1Anfrage kommt an
- 2Kontext verstanden
- 3Objekt gefunden
- 4Antwort vorbereitet
- 5Sie geben freiDanach: Termin, Exposé, Nachfassen
- Beispielvorgang. Jede Station entspricht einer Funktion von EstateFlow.
Preis
99 €pro Monat, zzgl. USt.
EstateFlow Professional
- 14 Tage kostenlos testen
- Keine Zahlungsdaten für die Testphase
- Monatlich kündbar
- Keine Einrichtungsgebühr
Enthalten: Immobilienverwaltung · Interessentenverwaltung · Lead-Automatisierung · KI-Unterstützung · E-Mail-Verarbeitung und Versand · Termine · CSV- und Excel-Import