Datenschutzerklärung

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von EstateFlow ist:

Roland AI
Betreiber von EstateFlow
Website: rolandai.de

Für Fragen zum Datenschutz nutzen Sie bitte die auf rolandai.de angegebenen Kontaktmöglichkeiten.

EstateFlow ist eine Anwendung für Immobilienmakler und Immobilienunternehmen zur Verwaltung von Anfragen, Leads, Objekten und Besichtigungsterminen. Im Rahmen der Nutzung können folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden:

• Konto- und Stammdaten der Nutzer (Name, E-Mail-Adresse, Rolle im Unternehmen, Passwort in gehashter Form)
• Von Nutzern eingegebene oder importierte Daten zu Interessenten, Mietern oder Kaufinteressenten (z. B. Kontaktdaten, Anfragen, Terminwünsche, Nachrichteninhalte)
• Objektdaten zu Immobilien, die im Rahmen der Nutzung angelegt oder importiert werden
• Inhalte und Metadaten von E-Mails (Absender, Empfänger, Betreff, Zeitpunkt, Nachrichtentext), soweit ein Nutzer ein E-Mail-Konto verbindet
• Kalenderdaten (Termine, Zeiten, Teilnehmer, Titel), soweit ein Nutzer ein Kalenderkonto verbindet
• Zugangs- und Verbindungsdaten zu Google-, Microsoft- oder sonstigen E-Mail-/Kalenderkonten (verschlüsselt gespeicherte Token, keine Passwörter dieser Konten)
• Inhalte von WhatsApp-Nachrichten und Anfragen über das Website-Formular, soweit ein Nutzer diese Wege einrichtet
• Dokumente zu Objekten (z. B. Exposés, Grundrisse, Nebenkostenabrechnungen), soweit ein Nutzer sie hochlädt oder importiert
• Telefonie- bzw. Gesprächsdaten (Rufnummern, Gesprächszeitpunkt, ggf. Transkript), soweit ein Nutzer eine Telefonanbindung einrichtet
• Technische Daten, die bei der Nutzung der Anwendung anfallen (z. B. Zeitpunkt des Zugriffs, IP-Adresse, Protokolldaten zur Fehlerdiagnose und Absicherung)

Die genannten Daten werden verarbeitet, um EstateFlow bereitzustellen und zu betreiben: zur Verwaltung von Nutzerkonten, zur Zuordnung und Bearbeitung von Anfragen und Leads, zur Organisation von Besichtigungsterminen, zur Anbindung verbundener Dienste sowie zur Absicherung und Fehlerdiagnose des Betriebs.

Die Anmeldung bei EstateFlow erfolgt über ein Nutzerkonto (E-Mail-Adresse und Passwort). Für Authentifizierung, Datenbank und Dateispeicher wird die Plattform Supabase eingesetzt. Passwörter werden ausschliesslich in gehashter Form gespeichert, niemals im Klartext. Nach der Anmeldung legt EstateFlow ein Sitzungscookie an, damit ein Nutzer nicht bei jedem Aufruf erneut Zugangsdaten eingeben muss; dieses Cookie ist rein technisch notwendig und dient keiner Auswertung.

Jedes Nutzerkonto ist genau einem Unternehmen (Mandant) zugeordnet. Daten eines Unternehmens sind für andere Unternehmen, die EstateFlow ebenfalls nutzen, nicht einsehbar.

EstateFlow bietet die Möglichkeit, ein Google-Konto über das Google-OAuth-Verfahren zu verbinden. Das dient ausschliesslich der Anbindung von Gmail (Versand) und/oder Google Kalender an EstateFlow; jede Anbindung setzt eine eigene, ausdrückliche Zustimmung voraus. Eine Anmeldung bei EstateFlow mit dem Google-Konto wird nicht angeboten.

Angeforderte Berechtigungen (Scopes). Für die Anbindung von Gmail wird ausschliesslich Folgendes angefordert: die Google-Kontoinformation „E-Mail-Adresse" (zur Anzeige, wer verbunden ist, und als Absenderadresse) und gmail.send (Versand von Nachrichten im Namen des Nutzers). Für den Kalender wird zusätzlich, getrennt und nur bei aktiver Einrichtung, calendar.events angefordert. EstateFlow fordert bewusst keinen lesenden Zugriff auf das Gmail-Postfach an (weder gmail.readonly noch gmail.metadata, gmail.modify oder den Vollzugriff https://mail.google.com/): Es liest keine E-Mails, Ordner oder Kontoeinstellungen über Google, verändert oder löscht keine bestehenden E-Mails, legt keine neuen Kalender an und liest keine anderen Kalender als den vom Nutzer ausgewählten.

Wie eingehende E-Mails zu EstateFlow gelangen. Eingehende E-Mails werden nicht über eine Google-Schnittstelle abgerufen. Der Nutzer richtet in Gmail selbst eine automatische Weiterleitung an die Eingangsadresse seines Unternehmens bei EstateFlow ein; Gmail stellt die weitergeleiteten Nachrichten an diese Adresse zu, wo sie unser E-Mail-Dienstleister (Mailgun, Rechenzentrum in der EU) entgegennimmt und an EstateFlow übergibt. Die Bestätigungsmail, die Gmail vor dem Aktivieren der Weiterleitung schickt, zeigt EstateFlow dem Nutzer an; die Bestätigung nimmt der Nutzer selbst in Gmail vor. Die Weiterleitung lässt sich in Gmail jederzeit beenden.

Wofür die Daten genutzt werden. Weitergeleitete E-Mails werden ausgewertet, um eingehende Interessentenanfragen zu erkennen, einem Vorgang (Lead) zuzuordnen und eine Antwort vorzubereiten; der Versand über gmail.send erfolgt erst nach Freigabe durch den Nutzer. Über Google Kalender abgerufene und angelegte Termine dienen der Planung, Verschiebung und Absage von Besichtigungsterminen.

Wann Daten übertragen werden. Weitergeleitete E-Mails erreichen EstateFlow, sobald Gmail sie zustellt, solange die Weiterleitung besteht; Kalenderdaten werden automatisiert im Hintergrund abgeglichen, solange die Kalenderverbindung besteht. Der Versand einer E-Mail oder das Anlegen/Ändern eines Termins wird ausschliesslich durch eine Handlung im Nutzerkonto ausgelöst.

Speicherung. Das bei der Verbindung erteilte Zugriffs- und Aktualisierungstoken wird verschlüsselt (AES-256-GCM) in der Datenbank abgelegt; der Schlüssel dazu liegt getrennt von der Datenbank in der Serverkonfiguration. E-Mail-Inhalte, die einem Vorgang zugeordnet wurden, sowie abgerufene Kalendertermine werden gespeichert, solange der zugehörige Vorgang bzw. die Verbindung besteht (siehe Abschnitt 11).

Die Nutzung von Google-Diensten unterliegt zusätzlich den eigenen Datenschutzbestimmungen von Google.

Dieser Abschnitt beschreibt ergänzend zu Abschnitt 5, wie über Gmail und Google Kalender abgerufene Daten weiterverarbeitet werden, insbesondere durch den Einsatz von KI-Verarbeitung.

Welche Daten und zu welchem Zweck. Verarbeitet werden der Inhalt eingehender, vom Nutzer an EstateFlow weitergeleiteter E-Mails (Text, Absender, Betreff, Anhänge) sowie Kalenderdaten aus den in Abschnitt 5 genannten Scopes. Der Inhalt eingehender E-Mails wird automatisiert analysiert, um zu erkennen, ob und welche Interessenten-, Objekt- und Anfrageinformationen enthalten sind, diese als strukturierte Daten zu erfassen, dem betreffenden Vorgang zuzuordnen und einen Antwortentwurf vorzubereiten. Ein Versand erfolgt, wie in Abschnitt 5 beschrieben, ausschliesslich nach Freigabe durch den Nutzer. Auf dieselbe Weise werden Anfragen ausgewertet, die über Microsoft 365, ein IMAP-Postfach, WhatsApp oder das Website-Formular eingehen, soweit ein Nutzer diese Wege einrichtet. Ausserdem werden vom Nutzer hochgeladene oder importierte Objektunterlagen und Exposés ausgewertet, um Objektangaben auszulesen, und Objektdaten verwendet, um Antwort- und Exposétexte zu entwerfen.

Eingesetzter KI-Anbieter. Für diesen Verarbeitungsschritt wird ausschliesslich die API von Anthropic verwendet (aktuell die Modelle Claude Opus 5.5 und Claude Sonnet 5.5). EstateFlow setzt für diesen Schritt keinen weiteren KI-Anbieter, keinen Multi-Modell-Aggregator und kein KI-Gateway eines Drittanbieters ein; der Anbieter ist im Quellcode an genau einer Stelle gekapselt und austauschbar, aber aktuell ausschliesslich mit Anthropic konfiguriert. Anthropic hat seinen Sitz in den USA; die Verarbeitung kann daher auch ausserhalb der Europäischen Union stattfinden.

Kein Training allgemeiner KI-/ML-Modelle. Google-Nutzerdaten werden nicht dazu verwendet, ein eigenes allgemeines KI-/ML-Modell zu trainieren oder zu verbessern. Die Übermittlung an Anthropic dient ausschliesslich der Verarbeitung der jeweiligen einzelnen Anfrage. Nach den zum Zeitpunkt der Erstellung dieser Erklärung geltenden Nutzungsbedingungen von Anthropic für die API werden über die API übermittelte Inhalte nicht standardmässig zum Training der allgemeinen Modelle von Anthropic verwendet; massgeblich sind die jeweils aktuellen Bedingungen von Anthropic (siehe Hinweis zu Drittanbietern, Abschnitt 15).

Kein Verkauf, keine Werbenutzung. Google-Nutzerdaten werden nicht verkauft und nicht zu Werbezwecken genutzt oder an Dritte zu Werbezwecken weitergegeben.

Eingeschränkte Nutzung (Google API Services User Data Policy). Die Verwendung von Informationen, die über die Google-Workspace-APIs empfangen werden, durch EstateFlow entspricht der Google API Services User Data Policy, einschliesslich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung (Limited Use).

Technische und organisatorische Schutzmassnahmen. EstateFlow fordert für Gmail ausschliesslich Versandrechte (gmail.send) an; es fordert bewusst keinen lesenden Zugriff (gmail.readonly) und weder gmail.modify noch weitergehende Berechtigungen an und kann daher E-Mails im Postfach weder lesen noch verändern oder löschen. Zugriffs- und Aktualisierungstoken werden verschlüsselt (AES-256-GCM) in der Datenbank gespeichert, der Schlüssel dazu getrennt von der Datenbank in der Serverkonfiguration. Daten sind je Mandant (Unternehmen) technisch voneinander getrennt (siehe Abschnitt 4). Die Übertragung zwischen Ihrem Browser und EstateFlow erfolgt verschlüsselt über TLS (HTTPS); der Server erzwingt dies serverseitig (HTTP Strict Transport Security). Innerhalb eines Mandanten kann die Google-Verbindung nur von Nutzerkonten mit der entsprechenden internen Berechtigung eingerichtet oder getrennt werden.

Löschung und Aufbewahrung. Trennt ein Nutzer die Google-Verbindung, wird das gespeicherte Zugriffs- und Aktualisierungstoken unmittelbar gelöscht und kein weiterer Zugriff mehr durchgeführt (siehe Abschnitt 11); die Weiterleitung beendet der Nutzer in Gmail. Bereits einem Vorgang zugeordnete, aus Gmail oder Google Kalender stammende Inhalte bleiben Teil dieses Vorgangs, bis der Vorgang gelöscht oder anonymisiert wird (Abschnitt 11).

Entsprechend bietet EstateFlow die Möglichkeit, ein Microsoft-Konto (Outlook bzw. Microsoft 365, geschäftlich oder privat) über das Microsoft-OAuth-Verfahren zu verbinden — getrennt für Postfach und Kalender, jeweils nur bei ausdrücklicher Einrichtung durch den Nutzer.

Angeforderte Berechtigungen (Scopes). Für die Postfachanbindung wird angefordert: offline_access (damit die Verbindung ohne erneute Anmeldung bestehen bleibt), User.Read (Anzeige der angemeldeten Adresse), Mail.Read (lesender Zugriff) und Mail.Send (Versand im Namen des Nutzers). Für den Kalender wird getrennt offline_access, User.Read und Calendars.ReadWrite angefordert (Anlegen, Verschieben und Absagen von Terminen). Auch hier gilt: kein Zugriff auf Kontoeinstellungen, kein Verändern oder Löschen bestehender E-Mails, kein Anlegen neuer Kalender.

Zweck, Zeitpunkt der Übertragung und Speicherung entsprechen denen der Google-Anbindung in Abschnitt 5: automatisierter Abruf im Hintergrund, Versand bzw. Terminänderung nur auf Handlung des Nutzers, verschlüsselte Speicherung der Zugangs- und Aktualisierungstoken. Die Nutzung von Microsoft-Diensten unterliegt zusätzlich den eigenen Datenschutzbestimmungen von Microsoft.

Als Alternative zu Google und Microsoft kann ein Nutzer ein E-Mail-Postfach auch über das allgemeine IMAP-Protokoll anbinden, etwa bei einem anderen Anbieter. Die Zugangsdaten für diese Verbindung werden verschlüsselt gespeichert; Zweck, Umfang und Speicherung des E-Mail-Abrufs entsprechen den Abschnitten 5 und 6.

Sofern ein Nutzer eine Telefonanbindung einrichtet, werden hierfür spezialisierte technische Dienstleister für Telefonie und Sprachverarbeitung eingesetzt (Twilio für die Rufnummer, Retell AI als Sprachagent). Dabei können Rufnummer, Gesprächszeitpunkt und der Gesprächsinhalt (als Transkript) verarbeitet werden, um eine Anfrage zu erfassen und einem Vorgang zuzuordnen. Auch diese Verarbeitung erfolgt nur im Rahmen der vom Nutzer eingerichteten Anbindung und der dabei erteilten Berechtigungen; ohne eingerichtete Telefonanbindung findet keine Verarbeitung durch diese Anbieter statt.

Für Datenbank, Authentifizierung und Dateispeicher wird Supabase eingesetzt, für den Betrieb der Anwendung Vercel (Rechenzentrum in Frankfurt am Main) und für die KI-Verarbeitung Anthropic (siehe Abschnitt 6). Die Zahlungsabwicklung des Abonnements erfolgt über Stripe. Für die in den Abschnitten 5 bis 8 genannten Anbindungen kommen zusätzlich die jeweiligen Anbieter (Google, Microsoft, der jeweilige IMAP-Anbieter sowie Twilio/Retell AI für die Telefonie) zum Einsatz, ebenso Meta (WhatsApp Business) sowie propstack oder onOffice, jeweils nur soweit ein Nutzer die entsprechende Anbindung aktiv eingerichtet hat. Für den Empfang weitergeleiteter E-Mails an die Eingangsadresse und für den Versand über EstateFlow selbst wird Mailgun (Rechenzentrum in der EU) eingesetzt. Mit den eingesetzten Dienstleistern bestehen, soweit gesetzlich erforderlich, entsprechende Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung.

Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die genannten Zwecke oder zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist. Trennt ein Nutzer eine Verbindung zu Google, Microsoft oder einem IMAP-Konto, wird kein weiterer Abruf mehr durchgeführt und das gespeicherte Zugangstoken gelöscht; bereits einem Vorgang zugeordnete E-Mail- und Kalenderinhalte bleiben zunächst als Teil dieses Vorgangs bestehen.

EstateFlow bietet innerhalb der Anwendung eine Funktion, um einen Vorgang (Lead) auf Verlangen zu löschen: Name, Adresse, Telefonnummer und Nachrichteninhalte der betroffenen Person werden dabei entfernt, der Vorgang selbst bleibt in anonymisierter Form für die interne Nachvollziehbarkeit bestehen. Dieser Schritt ist nicht umkehrbar. Darüber hinaus werden Daten gelöscht oder anonymisiert, sobald keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht mehr entgegensteht.

Betroffene Personen haben im Rahmen der geltenden Datenschutzgesetze das Recht auf:

• Auskunft über die zu ihrer Person gespeicherten Daten
• Berichtigung unrichtiger Daten
• Löschung ihrer Daten, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht
• Einschränkung der Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit
• Widerspruch gegen die Verarbeitung

Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine formlose Mitteilung über die auf rolandai.de angegebenen Kontaktmöglichkeiten. Zudem besteht das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht — etwa der Verbindung eines Google- oder Microsoft-Kontos —, kann diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden, insbesondere durch Trennen der jeweiligen Verbindung innerhalb von EstateFlow oder in den Kontoeinstellungen des jeweiligen Anbieters.

Bei Fragen zur Verarbeitung personenbezogener Daten in EstateFlow wenden Sie sich bitte über die auf rolandai.de genannten Kontaktmöglichkeiten an Roland AI.

Soweit im Rahmen von EstateFlow Dienste von Drittanbietern wie Google oder Microsoft eingebunden werden, gelten für die Verarbeitung durch diese Anbieter deren eigene Datenschutzbestimmungen. Diese Datenschutzerklärung beschreibt ausschliesslich die Verarbeitung durch Roland AI im Rahmen von EstateFlow.